Wissen, Vergabe-Wissen
Verfahrensarten in der öffentlichen Vergabe: welche es gibt und was sie für Sie bedeuten
Die Verfahrensart sagt Ihnen, ob Sie sofort ein Angebot abgeben oder sich zuerst bewerben, ob verhandelt wird und wie viele Mitbewerber realistisch sind. Sie steht in der Bekanntmachung. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten andere Bezeichnungen als darunter, gemeint ist im Kern dasselbe.
Zuletzt überarbeitet am . Dieser Beitrag erklärt die Praxis und ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Bekanntmachung, die Vergabeunterlagen und das anwendbare Recht.
Der Beitrag im Einzelnen.
Welche Verfahrensarten gibt es oberhalb der Schwellenwerte?
- Offenes Verfahren (§ 119 Abs. 3 GWB): Jedes Unternehmen darf direkt ein Angebot abgeben. Ein Schritt, viel Wettbewerb, klare Regeln.
- Nicht offenes Verfahren: Erst ein Teilnahmewettbewerb, dann werden geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Zwei Schritte, zwei Fristen.
- Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb: Wie das nicht offene Verfahren, aber über die Angebote wird verhandelt. Nur zulässig, wenn die Voraussetzungen vorliegen.
- Wettbewerblicher Dialog: Für Aufträge, bei denen die Lösung erst gemeinsam entwickelt wird. Aufwendig und nur unter den Voraussetzungen von § 14 Abs. 3 VgV zulässig.
- Innovationspartnerschaft: Entwicklung und anschließender Erwerb in einem Verfahren (§ 119 Abs. 7 GWB, § 19 VgV).
Für Sie zählt vor allem die Frage: ein Schritt oder zwei? Beim offenen Verfahren steckt der ganze Aufwand vor der Angebotsfrist. Bei zweistufigen Verfahren entscheidet zunächst ein schlanker Teilnahmeantrag über Ihre Zulassung, und der große Aufwand kommt erst, wenn Sie aufgefordert wurden.
Und unterhalb der Schwellenwerte?
Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt nationales Recht, und die Begriffe wechseln. In Deutschland spricht die Unterschwellenvergabeordnung von öffentlicher Ausschreibung, beschränkter Ausschreibung und Verhandlungsvergabe (§ 8 UVgO); bei Bauleistungen kommt die VOB/A mit eigenen Bezeichnungen hinzu. Österreich und die Schweiz kennen wieder eigene Systematiken.
Die Logik bleibt dieselbe: Entweder darf jeder direkt anbieten, oder es gibt eine Vorauswahl, oder es wird verhandelt. Lesen Sie die Bekanntmachung, nicht die Gewohnheit aus dem letzten Verfahren.
Bei beschränkten Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb werden Unternehmen direkt angesprochen. Wer dort auf die Liste will, muss vorher sichtbar sein: Präqualifikation, Eintrag in Bieterlisten, Kontakt zur Vergabestelle.
Was ändert die Verfahrensart an Ihrer Planung?
- Offen: Kalkulation, Konzept und Nachweise müssen zur Angebotsfrist vollständig sein. Früh entscheiden, sonst wird es eng.
- Zweistufig: Zuerst zählt nur die Eignung. Halten Sie Referenzen, Umsatzzahlen und Zertifikate aktuell, dann ist der Teilnahmeantrag Routine.
- Verhandlung: Ihr erstes Angebot ist ein Ausgangspunkt, nicht das letzte Wort. Kalkulieren Sie trotzdem seriös, denn verhandelt wird über Leistung, nicht nur über den Preis.
Die Verfahrensart steht in der Ausschreibungsansicht Ihres Kontos, sofern die Vergabestelle sie strukturiert veröffentlicht hat. Wo sie fehlt, hilft nur der Blick in die Originalbekanntmachung.
Häufige Fragen.
Woran erkenne ich die Verfahrensart in der Bekanntmachung?
Sie ist ein eigenes Feld der Bekanntmachung. In der Detailansicht von BidMatch wird sie mit angezeigt, wenn die Vergabestelle sie gemeldet hat.
Ist ein Verhandlungsverfahren ein Vorteil für kleinere Anbieter?
Manchmal. Wer eine Lösung gut erklären kann, gewinnt im Gespräch Boden, den ein reines Preisraster nicht hergibt. Der Aufwand ist allerdings höher.
Warum verpasst man nicht offene Verfahren leicht?
Sie werden bekannt gemacht, ihre Teilnahmefristen können aber kurz sein. Wer selten sucht, sieht manche erst nach Fristablauf.
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